2025.10.28

コラム

社用車ルールの作り方完全ガイド｜私的利用・事故対応・懲戒まで一括対応

特に、業務中の交通事故は「使用者責任」や「運行供用者責任」によって企業側の責任が追及されるケースがあり、訴訟や損害賠償に発展する例もあります。また、社内での懲戒判断や保険の適用判断が曖昧になることで、従業員との信頼関係が崩れることもあります。

こうしたトラブルを未然に防ぐには、社用車の「利用ルール」を明文化し、企業内で統一された運用を徹底することが重要です。本記事では、総務・人事・管理部門が中心となって整備すべき社用車の利用ルールについて、実務に即した視点で解説します。社内規定の整備や運用マニュアルの作成に活用できるよう、必要な構成や判断ポイントも具体的に提示します。

まず押さえるべき「社用車利用ルール作成」の基本構造

社用車の運用ルールを整備する際は、単なる禁止事項の列挙ではなく、業務と安全を両立するための「仕組み」として設計することが求められます。ルールの目的や対象、手続きの流れ、責任の所在などを明確に定義し、誰が見ても運用可能な内容にすることが前提です。

ルール策定の目的と対象範囲を明示する

利用ルールを作成する最初のステップは、「何のために」「誰に適用するのか」を明確にすることです。

●ルール策定の目的
社用車の適正利用を促進し、事故や違反の発生を抑止するとともに、企業の法的責任を回避すること

●対象範囲の明記
「従業員」「契約社員」「業務委託者」など、利用可能な立場を明記し、私用目的での利用を含まないことを原則とする

●車両の範囲
営業車・貨物車・管理用車両など、規定対象となる社用車の範囲を明文化する（リース車両含むか否かも明記）

この段階で対象の不明確さを残すと、運用段階でのトラブルや例外運用が横行するため、最初に線引きを明確にしておく必要があります。

社用車使用の基本原則：申請・許可・報告のフローを明確化

社用車の使用には必ず「申請・許可・報告」の一連のフローを設け、使用の正当性と責任を管理できるようにします。

●使用申請の方法
事前に運行予定や目的を所定の申請書（紙・電子）で申請し、上長または管理者の許可を得ること

●許可権限者の設定
部署長、総務課、車両管理者など、許可を与える権限を持つ立場を明記する

●使用後の報告義務
運転日報などを活用し、走行距離・目的地・時間・給油の有無などを報告する仕組みを設ける

使用可能な時間・用途の制限を具体的に設定する

社用車はあくまで「業務に必要な範囲内での利用」に限定する必要があります。利用時間や目的が曖昧だと、私的利用との境界があいまいになります。

●使用時間の制限
勤務時間内の使用に限定し、休日・深夜・早朝の使用には特別な申請と許可が必要であることを明記

●使用目的の明文化
業務上の訪問・荷物搬送・取引先との面会など、具体的な使用目的を列挙し、該当しない目的での使用は禁止とする

●用途外使用の禁止
買い物・送迎・通勤など、業務と関係のない利用を明確に禁止し、違反時の対応も合わせて規定する

ルールに例外や解釈の余地があると、後からトラブルになりやすいため、用途と時間を具体的に定義し、それを超える利用には例外申請を設ける構成が望ましいです。

私的利用・通勤使用の線引きを明確にし、トラブルを防ぐ

社用車の管理において、最もトラブルが発生しやすいのが「私的利用」と「通勤使用」の扱いです。業務との境界が不明確なまま運用すると、事故発生時の企業責任や保険適用、従業員の懲戒など、多方面に影響が及びます。したがって、これらの扱いはルールとして明文化し、従業員に明確に周知しておく必要があります。

私的利用禁止ルールを明文化し、法的・懲戒リスクを回避

社用車は業務上の目的に限定されるべきであり、私的な使用は企業にとって多くのリスクを伴います。

●私的利用の明確な定義
「私的な買い物」「家族の送迎」「レジャー目的の移動」などを禁止対象として明記する

●無断使用のリスク
私的使用が無断で行われた場合は「横領」と見なされ、懲戒処分や法的責任が発生する可能性がある

●使用記録の厳格な管理
利用目的・行き先・時間帯の記録を義務化し、私的利用が行われていないことを確認できる体制とする

このように、私的利用を曖昧にしたままでは、事故が起きた際に保険が適用されなかったり、会社の管理責任が問われたりするリスクがあります。

通勤利用を許可する場合の条件と留意点

従業員が社用車を自宅に持ち帰る形で通勤に利用する場合、一定の条件とルールを設ける必要があります。

●通勤利用の許可制
通勤利用は例外的措置として、事前申請と管理者の承認を必須とする

●保険・税務の確認
通勤利用が「福利厚生」と判断される場合、従業員の所得課税対象になる可能性があるため、税務確認が必要

●車両管理の観点
通勤先が管理拠点とみなされる場合、安全運転管理者制度の対象範囲となることがあるため、届出体制も整える必要がある

通勤利用を容認する場合でも、社有車が公私混在で使われるリスクを常に念頭に置き、条件付きでの運用が前提です。

経費・燃料・維持費の私用混在を避ける運用ルール

社用車の運用において、業務用と私用での経費の区分が曖昧だと、企業の経理処理上も問題が生じます。私的利用が混在した場合は、ガソリン代や高速代の精算が不透明になることがあります。

●経費精算ルールの整備
ガソリン・洗車・整備費用などは業務利用分のみを対象とし、私用部分は従業員が負担する原則を設ける

●走行記録に基づく按分管理
走行距離や使用目的を記録し、私用が含まれる場合はその分を明確に分離・精算するルールを設ける

●定期的なチェックと指導
定期的に使用履歴を確認し、記録と実態に乖離がある場合は管理者からの指導を行う体制とする

こうした運用ルールがなければ、従業員が業務経費として不適切な利用をする事例が起こりかねず、会計上のリスクや社内不信の原因となります。

社用車事故発生時の対応ルールを整備し、初動の混乱を防ぐ

社用車による交通事故が発生した場合、企業には「使用者責任」や「運行供用者責任」が問われる可能性があります。対応が遅れたり、報告体制が整っていなかったりすると、損害賠償や信用失墜などのリスクが高まります。事故対応のルールは、従業員の心理的な混乱を抑え、企業側のリスクを最小限に抑えるためにも必須です。

事故時の社内・社外報告フローと必要情報を標準化する

事故発生時には、従業員が冷静に行動できるように、報告の手順と必要情報をマニュアル化しておく必要があります。

●報告フローの明確化
事故が起きた際は、速やかに警察へ通報し、上司や車両管理者への報告、保険会社への連絡を行う流れを定義する

●記録すべき情報
事故の発生場所・日時・相手方の情報・負傷者の有無・事故状況を漏れなく記録させる

●初動対応の役割分担
現場対応を行う者と、社内で保険手続きや関係部署との調整を担う者の役割をあらかじめ明記する

こうしたルールが整備されていれば、事故後の混乱や情報の錯綜を防ぐことができ、企業としての信頼維持にもつながります。

法的責任（使用者責任・運行供用者責任）の発生条件を把握

社用車による事故では、運転者個人の責任に加えて、企業にも法的責任が及ぶ可能性があります。ルール上も、どこまでが企業の責任範囲かを明記する必要があります。

●使用者責任の根拠
民法第715条に基づき、業務中の事故については、使用者である企業にも賠償責任が生じる

●運行供用者責任の適用
自賠法第3条により、実質的に車両の管理・運行指示を行っている企業が「運行供用者」として責任を負う

●責任の切り分け方
私的利用中や無断使用中の事故については、企業の責任を限定できるよう、使用条件や禁止事項を明文化しておく

ルール上で責任範囲が明確でなければ、事故の度に社内で判断が分かれ、処分や補償の一貫性が保てなくなります。

保険対応と加害者社員への指導・懲戒までのステップ

事故対応においては、社内での責任追及や保険処理、再発防止の観点を含めた対策が不可欠です。

●保険手続きの標準化
社内で契約している保険内容を確認し、事故発生後の連絡・書類提出・修理対応までの手順をマニュアルに組み込む

●従業員への指導・教育
運転ミスによる事故発生時は、再教育・注意喚起の実施を明記し、必要に応じて安全運転講習の受講を義務化する

●懲戒処分の基準化
飲酒運転や無断使用など、重大な違反行為に対しては、減給・出勤停止・懲戒解雇などの処分基準を明文化しておく

事故後の社内処分については、客観的な基準がなければ、従業員間で不公平感が生まれやすくなります。処分内容の明確化は、抑止効果と組織内の納得感を両立させるために重要です。

安全運転管理者制度と社用車運用の法的義務をルールに反映

一定規模の企業が社用車を保有・使用する場合、「安全運転管理者」の選任が法律で義務付けられています。この制度は、従業員の安全運転を確保するだけでなく、企業としての法令遵守体制を構築するうえで不可欠な要素です。違反があった場合は、罰則や行政指導の対象になることもあるため、制度の内容と実務対応を正しく理解し、ルールに反映させる必要があります。

対象事業所の基準と選任義務を理解する

安全運転管理者を選任しなければならない条件は、事業所ごとの保有車両台数などによって決まっています。

●選任義務の基準
「定員11人以上の自動車が1台以上」または「それ以外の自動車が5台以上」ある事業所は、安全運転管理者の選任が義務となる

●副管理者の必要台数
保有車両が20台以上で副管理者1名、40台以上で2名といった形で副管理者の選任も求められる

●選任後の届出義務
管理者を選任した場合は、15日以内に所轄の警察署へ届出が必要。地域によってはオンライン届出も可能

この制度に該当するにも関わらず選任を怠った場合は、企業に対して罰金などの法的措置が取られる可能性があります。

安全運転管理者の役割と責任範囲を明文化する

選任された管理者は、日々の運転管理だけでなく、社内全体の安全運行を支える中核的な役割を担います。

●点呼と酒気帯び確認
出庫前に運転者の状態（飲酒・体調など）を点呼し、異常がないことを確認する義務がある

●記録の管理
運転日報、事故履歴、車両点検記録などを正しく保管・管理し、警察の確認に対応できる状態を維持する

●教育・指導の実施
新規運転者や事故発生者に対して、安全運転教育や再発防止指導を行うことが求められる

こうした業務を明文化しておくことで、管理者に過度な負担が集中することを避け、企業全体での体制強化につなげることができます。

義務違反時の罰則と企業リスクを事前に理解

安全運転管理者制度に違反した場合、企業は法的な罰則だけでなく、社会的信用の低下や取引停止などの経済的損失を被る可能性があります。

●違反に対する罰則
選任義務違反や点呼未実施、酒気帯び確認の記録漏れなどが発覚した場合、最大50万円以下の罰金が科されることがある

●行政指導の対象
繰り返し違反があった場合、事業所への立入検査や改善命令などの行政処分が行われることもある

●事故時の責任加重
安全運転管理体制に不備があるまま事故が起きた場合、企業側の過失として損害賠償が増加するリスクがある

これらを防ぐには、日常の管理と記録体制をルール化し、定期的に運用を見直す仕組みを持つことが必要です。

点検・整備・運転記録の義務と管理方法を具体化する

社用車の安全運行を継続するためには、日々の点検と定期的な整備、そして運転記録の保存が不可欠です。これらの管理が不十分な状態で事故が発生した場合、企業が「管理責任を果たしていない」と判断される可能性があります。ルールとして明文化し、運用体制を構築することで、事故の未然防止と法令遵守の両立が可能になります。

日常点検・定期点検の記録方法と頻度

点検義務は法律でも定められており、企業はその記録を保持する責任を負っています。記録方法や頻度もあらかじめルール化しておくことが求められます。

●日常点検の実施項目
タイヤの空気圧、ブレーキの効き、ライト類の点灯、オイル・冷却水の量などを出庫前にチェックし、確認記録を残す

●定期点検の頻度
「道路運送車両法」に基づき、6ヶ月ごとの法定点検や12ヶ月点検を必須とし、整備記録簿に保存する

●点検記録の保管義務
点検記録は最低1年間の保存が求められ、警察や監督機関からの提出要請に対応できる体制が必要

これらの点検を怠った場合、整備不良による事故が起きた際に企業の責任が厳しく問われることになります。

運転日報の作成・保存義務と記載内容の明示

社用車を誰が・いつ・どこへ・どのように使ったかを可視化する運転日報は、法令上も実務上も極めて重要です。

●運転日報の記載項目
運転者氏名、使用日時、走行距離、出発地・目的地、用途、給油の有無、点検チェック結果などを明記する

●保存期間のルール
運転日報は最低1年間の保存が必要であり、可能であれば3年保管をルールとして設定する

●報告の提出方法
紙またはデジタルでの提出を許容し、電子システムを使う場合はデータ改ざん防止対策も施す

運転日報は、事故発生時の事実確認だけでなく、社用車の稼働状況や保守管理の根拠としても機能します。

ITツール・アプリを活用した記録の効率化

近年は、車両管理専用のクラウドサービスやアプリを活用することで、記録作業の効率化と精度向上が図られています。

●デジタル運転日報
スマートフォンや車載端末を使い、運転開始・終了、走行距離、ルートを自動記録する仕組みを導入する

●整備記録のクラウド管理
整備会社との連携により、点検記録や整備履歴をクラウド上で一元管理することで、保管ミスや紛失を防止

●アラート機能の活用
点検期限・免許更新・保険満期などのタイミングを自動通知し、管理者の確認漏れを防ぐ

ITツールの導入は、単なる省力化だけでなく、記録精度の向上とコンプライアンス体制の強化にもつながります。企業規模や運用台数に応じたツールの選定が効果的です。

違反行為と懲戒処分ルールを定め、抑止力を高める

社用車の安全運用を継続するには、ルール違反に対する「罰則」と「抑止策」を明文化することが不可欠です。曖昧な運用では、違反の再発や社員間の不公平感を生む原因となります。あらかじめ違反行為の範囲や処分の基準を定めておけば、トラブル発生時の初動対応もスムーズになり、組織全体の統制力向上につながります。

違反行為の分類と具体例をリスト化する

違反行為は、企業への損害の大きさや故意性の有無により、軽微なミスから重大違反まで幅広く存在します。これをルール上で分類・明記することで、処分の公平性と透明性を確保します。

●軽度の違反行為
日報記入漏れ、未報告の軽微な車両損傷、承認を得ない目的変更など

●中度の違反行為
使用許可なしでの短時間利用、定期点検の未実施、給油経費の過大請求など

●重大な違反行為
飲酒運転、無断使用、速度超過・信号無視、事故発生時の報告遅延、通勤利用の虚偽申告など

このように違反の程度を具体的に示すことで、社員自身がどの行為が「許されないラインか」を理解しやすくなります。

ペナルティ・懲戒の判断基準と段階的処分ルール

懲戒処分の妥当性は、労務管理の観点からも慎重な判断が求められます。過度に厳しい処分や属人的な運用を避けるため、あらかじめ処分の基準と対応ステップを明文化しておくことが必要です。

●軽度違反への対応
口頭注意、文書指導、再教育プログラムの受講義務化など

●中度違反への対応
始末書提出、減給処分、業務車両の利用停止など

●重大違反への対応
停職・降格・懲戒解雇などの厳格な処分を含む

●再発時の扱い
同一違反を複数回繰り返した場合は、処分レベルを段階的に引き上げるルールを設ける

こうした処分規定は、懲罰目的ではなく「予防的抑止力」として機能させることが大切です。処分内容は就業規則と連動させ、労務トラブルを回避できるよう法務部門とも連携しておくと安心です。

社用車利用ルールをまとめた「管理規定」「利用マニュアル」の作り方

社用車の利用ルールは、文書化することで初めて組織内で統一された運用が可能になります。「管理規定」は制度としての位置づけを明確にし、「利用マニュアル」は現場担当者やドライバーに向けた実務的なガイドとして活用されます。両者を適切に使い分けることで、企業としてのリスク管理と運用効率の両立が図れます。

社用車管理規定に盛り込むべき項目一覧

社内の規定として整備する場合、項目の漏れがあると運用や懲戒判断に支障をきたすため、必要な要素を網羅的に定めることが重要です。

●使用目的と範囲
社用車は業務目的に限ることを原則とし、私的利用や通勤利用を例外として定義する

●運転者の条件
運転免許の取得状況、健康状態、アルコールチェックの基準などを明文化する

●使用手続きと報告義務
申請・許可・日報提出の流れと、報告漏れの際の対応を定める

●事故時の対応と責任区分
事故発生時の報告義務、社内対応フロー、企業と個人の責任の分担など

●点検・整備・記録保管
法定点検・日常点検の記録保存義務やチェックリストの使用方法

●違反行為と懲戒基準
ルール違反時の処分基準と、就業規則との関係性

●その他の規定
保険加入状況、燃料費精算、駐車場所のルールなども記載する

このように「管理規定」は、企業の内規としての整合性と法的リスク回避を重視した構成とする必要があります。

社有車利用マニュアルのテンプレート構成と作成手順

マニュアルは、運用現場や新入社員・異動者でも直感的に理解できる構成で作成することが求められます。実際の運転や記録業務に直結する内容を中心に設計します。

●テンプレートの基本構成
「使用前の準備」「出庫手続き」「運転中の注意」「事故対応」「帰庫後の処理」「禁止事項」などを章立てする

●図解・写真の活用
点検箇所の写真、申請書記入例、アルコール検知器の操作手順などをビジュアルで補足する

●マニュアル配布と説明義務
入社時・異動時に配布し、配布記録と説明内容を文書化して保存する

●定期的な見直し体制
法改正や社内運用の変更に応じて、マニュアルを年1回以上見直す体制を構築する

こうしたマニュアルが整備されていれば、属人的な運用を避けつつ、新しい社員も安心して社用車を利用できる環境が整います。マニュアルと規定は一体として活用することで、運用効率と統制力の両方を実現できます。

【2025年対応】法改正・制度変更に備えたルールの見直し視点

社用車の運用に関する法令や制度は、社会環境や事故の実態を踏まえて継続的に見直されています。特に2025年は、安全運転管理制度や自動車保険料制度に大きな変更が予定されており、企業としては事前にルールやマニュアルを改訂する必要があります。制度変更に追従できないと、違反や罰則のリスクだけでなく、社内の混乱や従業員トラブルを招く要因となります。